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Comment importer en masse vos utilisateurs ?

Ce guide vous explique comment ajouter plusieurs collaborateurs en une seule fois grâce à l’import.

 

Pré-requis

  • Pour les fournisseurs de portail (assureur/éditeur/grossiste) : vous devez avoir un rôle administrateur fournisseur de portail.
  • Pour les dirigeants (sociétés de courtage) : vous devez avoir le rôle administrateur de société.

 

Où faire l’import ?

  • Rendez-vous dans le menu Import > Tâche d'import.

  • Cliquez sur le bouton Exécuter une tâche.

     

 

Une fenêtre s’ouvre, sélectionnez le type d’import correspondant à votre besoin :

  • Pour les sociétés de courtage, choisissez “Importer des utilisateurs de votre société de courtage”.

  • Pour les fournisseurs de portail, choisissez “Importer des utilisateurs de votre fournisseur de portail”.

 

 

Préparer le fichier d’import

Téléchargez le modèle de fichier d’import en cliquant sur le bouton “Télécharger l’exemple”. Il est fortement recommandé d’utiliser ce fichier afin d’éviter les erreurs de format.

 

 

Dans ce fichier, des instructions sont présentes sur les lignes 2 et 3. Ces lignes sont uniquement informatives et doivent être supprimées avant l’import. Si elles ne sont pas supprimées, des erreurs seront générées lors du traitement du fichier.

 

Exemple de fichier d'import :

 

 

 

Voici le détail de chaque champ pour les administrateurs de société de courtage :

  • Civility : civilité de l’utilisateur (valeur attendue : M, Mr, Mme, Mrs, Ms) (facultatif)
  • First Name : prénom du collaborateur (obligatoire)
  • Last Name : nom du collaborateur (obligatoire)
  • Professional Email : adresse électronique utilisée pour se connecter (obligatoire)
  • Company Administrator : permet de définir si l’utilisateur est administrateur de la société (valeur attendue : Yes ou No) (obligatoire)
  • Affiliated Companies : SIREN (sur 9 chiffres) ou équivalent de la société de courtage (exemple : 123456789) (obligatoire)
  • Contact Email : adresse électronique de contact (peut être identique à l’adresse de connexion) (facultatif)
  • Phone Number : numéro de téléphone du collaborateur (facultatif)
  • Activation From : date de début d’activation du compte (obligatoire)
  • Activation Until : date de fin d’activation du compte (facultatif)

 

 

Voici le détail de chaque champ pour les fournisseurs de portail :

  • Civility : civilité de l’utilisateur (valeur attendue : M, Mr, Mme, Mrs, Ms) (facultatif)
  • First Name : prénom du collaborateur (obligatoire)
  • Last Name : nom du collaborateur (obligatoire)
  • Email Adress: adresse électronique utilisée pour se connecter (obligatoire)
  • Company Email Adress  : permet de définir si l’utilisateur est administrateur de la société (valeur attendue : Yes ou No) (obligatoire)
  • Portal Provider : code extranet du fournisseur de portail (le code extranet est disponible dans le menu Extranet > Visualiser pour les fournisseurs de portail ou dans le menu Ajout extranet pour les sociétés de courtage) (obligatoire)
  • Portal Supplier Provider : permet de définir si l’utilisateur est gestionnaire fournisseur de portail (valeur attendue : Yes/Oui ou No/Non) (obligatoire)
  • Portal Supplier Administrator : permet de définir si l’utilisateur est administrateur fournisseur de portail (valeur attendue : Yes/Oui ou No/Non) (obligatoire)
  • Activation From : date de début d’activation du compte (obligatoire)
  • Activation Until : date de fin d’activation du compte (facultatif)

 

Dépôt et traitement du fichier

  • Déposez votre fichier au format CSV (avec un séparateur point-virgule),

  • Cliquez sur Exécuter pour lancer l’import.

     

 

Une fois l’import lancé, son statut est visible dans la liste des imports.

 

 

Règles de l’import

Un utilisateur peut être créé ou modifié, il n’est pas possible de supprimer ou désactiver un utilisateur via l’import.

  • Si l’utilisateur existe déjà sur la plateforme, ses informations sont mises à jour dans le menu Utilisateurs > Collaborateurs.
  • Si l’utilisateur n’existe pas sur la plateforme, son compte est créé. Il reçoit alors un mail pour activer son compte.

Pour plus d’information, consultez le guide "Comment activer mon compte utilisateur ?" 

 

En cas d’erreur

Si une erreur est détectée, rendez-vous dans le menu Rapport d’import.

  • Cliquez sur la loupe pour afficher la liste,
  • Sélectionnez l’import concerné,
  • Cliquez sur Appliquer pour afficher le détail des erreurs et comprendre leur origine.