Ce guide vous explique comment donner accès à un ou plusieurs extranets à vos collaborateurs.
Vous pouvez : 

• soit ajouter plusieurs utilisateurs à un extranet, 
• soit attribuer plusieurs extranets à un utilisateur.

Pré-requis

• Vous devez avoir un rôle administrateur de société,
• Si un extranet n’apparaît pas dans la liste, cela signifie que la compagnie ne vous a pas encore donné accès. Dans ce cas, vous devez contacter la compagnie concernée,
• Les collaborateurs doivent être déjà créés sur votre société,
• Les accès sont immédiatement actifs après validation.

💡 La liste des extranets disponibles pour votre société est visible dans le menu “Ajout extranet” > liste des extranets

Ajouter plusieurs collaborateurs à un extranet (vue extranet)

• Rendez-vous dans le menu Ajout extranet,
• Sélectionnez l’extranet concerné,

• Cliquez sur Ajouter des utilisateurs.

   

Une fenêtre s’ouvre et propose deux modes d’ajout :

Ajout via une recherche manuelle

Cette méthode vous permet de sélectionner et ajouter manuellement un ou plusieurs utilisateurs à un extranet, directement depuis la liste des collaborateurs de votre société.

➡️ Choisissez le mode “Rechercher manuellement les utilisateurs à associer à l’extranet”

La plateforme affiche la liste des utilisateurs de votre société. Cochez les utilisateurs concernés, puis cliquez sur Continuer.

Une icône d’interdiction (🚫⚠️) indique que l’utilisateur est déjà rattaché à cet extranet et ne peut pas être ajouté à nouveau.

Sélectionnez une date de début (par exemple : date du jour) et la date de fin (facultatif). Ajoutez un commentaire et cliquez sur le bouton pour continuer.

Un écran de confirmation s’affiche avec la liste des utilisateurs associés à l’extranet :

Ajout via un fichier d’import

Cette méthode vous permet d’ajouter plusieurs utilisateurs à un extranet en une seule fois, en important un fichier contenant leurs identifiants.

• Rendez-vous dans le menu Ajout extranet,
• Sélectionnez l’extranet concerné,
• Cliquez sur Ajouter des utilisateurs,
• Une fenêtre s’ouvre et propose deux modes d’ajout,
• Choisissez le mode “Utiliser un fichier d’import contenant les identifiants des utilisateurs”.

Importez un fichier contenant les identifiants des utilisateurs. Le fichier doit être au format .txt (vous pouvez, par exemple, utiliser un bloc-notes). Il doit contenir un identifiant par ligne.

Exemple :

• [id utilisateur 1]
• [id utilisateur 2]
• [id utilisateur 3]

💡 Les identifiants utilisateurs sont disponibles dans le menu Utilisateurs > Collaborateurs > liste des collaborateurs. Ils peuvent être consultés dans le tableau (colonne ID Memority) ou via l’export des utilisateurs.

Une fois le fichier complété, importez-le dans la plateforme puis cliquez sur Continuer.

Sélectionnez une date de début (par exemple : date du jour) et la date de fin (facultatif). Ajoutez un commentaire et cliquez sur le bouton pour continuer.

Un écran de confirmation affiche la liste des utilisateurs ajoutés à l’extranet :

Ajouter plusieurs extranets à un collaborateur (vue utilisateur)

• Rendez-vous dans le menu Utilisateurs > Collaborateurs,
• Sélectionnez le collaborateur concerné,
• Cliquez sur + Extranet,

• Une fenêtre s’ouvre,
• Sélectionnez les extranets à attribuer à l'utilisateur,
• Cliquez sur le bouton continuer.

• Sélectionnez une date de début (par exemple : date du jour) et une date de fin (facultatif),
• Cliquez sur le bouton continuer.

Le collaborateur est désormais associé aux extranets sélectionnés.

Un écran de confirmation affiche la liste des extranets ajoutés à l’utilisateur :

Une icône d’interdiction (🚫⚠️) indique que l’utilisateur est déjà rattaché à cet extranet et ne peut pas être ajouté à nouveau.